Jednoduché tipy pro efektivní schůzky
Chcete čas při poradách využít co nejlépe? Základem úspěchu je vytyčení jasného účelu a cíle každého setkání. Jedná se o čistě informativní schůzku nebo od ostatních účastníků vyžadujete nějaký vstup? Informujte o tom všechny zúčastněné předem, ať se mohou připravit. Ujistěte se, že je každému účastníkovi jasné, proč zrovna on na dané poradě sedí.
Dále se vyplatí dodržovat oznámené termíny a začínat včas, i když někteří účastníci v tu chvíli ještě chybí. A všechno zapisujte. Pro ostatní tak bude snazší řídit se všemi domluvenými závěry a projednávané záležitosti pak navíc snadno shrnete při jiné příležitosti. Doporučujeme zamyslet se i nad zavedením pravidel pro používání mobilů během porad, vyzváněním a případně i telefonáty se přeci nechat rušit nemusíme.
Formu porady vybírejte podle jejího zaměření
Máme-li nějaký zaběhaný pořádek, snadno přehlédneme, že styl, jakým věci fungují, má své mouchy. V moha firmách třeba probíhají všechna jednání kolem stejného konferenčního stolu a ve stejné sestavě, ať už se řeší cokoli. Aby byla schůzka co nejproduktivnější, je vhodné se nad její formou zamyslet a přizpůsobit ji dané náplni.
Porada vestoje je vhodná pro rychlé každodenní předávání aktuálních informací a udržování kolegů v obraze. Takové schůzky jsou krátké, efektivní a podporují rychlá rozhodnutí. Vestoje jsme pozornější a trochou pohybu navíc prospějeme svému tělu. K tomuto účelu je jako stvořený výškově nastavitelný konferenční stůl, neboť se dá snadno polohovat podle toho, jestli u něj zrovna chcete sedět nebo stát. Krátký brainstorming lze dobře vést také u flipchartu nebo bílé tabule.
Řešení pracovních záležitostí při procházce je příjemné zejména u lehčích témat a v menších skupinách (maximálně 5 lidí). Pohyb na čerstvém vzduchu krásně povzbuzuje kreativitu a dodává energii. K takové poradě navíc není třeba žádné speciální vybavení, jen je praktické se přezout do venkovní obuvi.
Klasická porada vsedě u jednacího stolu se hodí zejména pro formální setkání s cílem dělat důležitá rozhodnutí. Takové schůze mívají předsedu a jasně danou agendu. Pokud je dobře strukturovaná, má velký potenciál být efektivní i přiměřeně dlouhá. Tradiční porady ale nejvíce trpí na zbytečné protahování, ubíjení kreativity a obecně pasivní účast.
Kreativní porada by měla mít jasný účel, ale ne pevně daný program: soustřeďte se jen na vzájemnou interakci, sdílení nápadů a myšlenek a navazování jeden na druhého. Nápady se nebojte vizualizovat a využít k tomu skleněné tabule, flipcharty, nalepovací papírky... K novým pohledům na věc vám pomohou i krátké přestávky a změny prostředí.
