Jednoduché tipy pro úspěšné schůzky

Při vytváření efektivních schůzek představuje největší výzvu maximalizování užitku. Ujistěte se, že každá schůzka má jasný účel a cíl. Jedná se o jednoduchou informační schůzku, nebo je od účastníků vyžadována aktivita? O účelu schůzky vždy nejlépe informujte s předstihem na pozvánce, aby účastníci věděli, co se od nich čeká a aby se na ni mohli patřičně připravit. Také zajistěte, aby každý z účastníků měl během schůzky jasnou roli.
Na schůzku dorazte a začněte ji včas, i pokud se někdo opozdí. Také nezapomeňte vést poznámky. Snadněji se tak někdo může ke schůzce později připojit a díky poznámkám následně i aktivně zapojit. Dobré je před zahájením schůzky požádat o vypnutí telefonů, nebo alespoň zvonění, abyste nebyli vyrušování nepříjemnými zvuky.

Vyberte vhodný formát schůzky odpovídající jejímu účelu

Je lehké dělat věci tak, jak je děláme vždycky. To stejné platí i o schůzkách. Na mnoha pracovištích se všechny schůzky nezávisle na jejich účelu konají kolem stejného jednacího stolu. Aby však byla schůze úspěšná, tak je důležité zvolit vhodný formát.

Schůzky vestoje jsou ideální na každodenní schvalování nebo na rychlá hlášení o aktuálním stavu. Jsou krátké a efektivní, účastníci při nich často velmi rychle dojdou ke společnému usnesení. Vestoje jsou lidé pozornější a zároveň si můžete protáhnout tělo. Dobrým nápadem je investovat do výškově nastavitelného jednacího stolu vhodného pro schůzky vestoje i vsedě. Během schůzek vestoje se nabízí použít bílou magnetickou tabuli nebo flipchart, např. při brainstormingu.

Venkovní procházky v malých skupinách (max. 5 lidí) jsou skvělé na vedení uvolněné a hlubší konverzace. Navíc můžete nastartovat kreativní myšlení. Výzkumy ukazují, že při pohybu ve venkovním prostředí přemýšlíme kreativněji než při sezení uvnitř. Během procházky na čerstvém vzduchu a sluníčku také načerpáte energii. Pro venkovní procházku také nepotřebujete žádné speciální vybavení, pouze pohodlné boty.

Tradiční schůzky, při kterých se sedí kolem stolu, jsou vhodné na formální schůze nebo porady. Těmto schůzím často někdo předsedá a mají jasnou agendu. Pokud je tradiční schůze velmi dobře strukturovaná, může být efektivní i šetřit čas. Většinou však tradiční schůzka spíše blokuje kreativitu a jejich účastníci jsou obvykle pasivní.

Kreativní schůzky pomáhají objevit nové náhledy, řešení a příležitosti. Podobně jako u všech ostatních druhů schůzek je důležité, aby byl jasně daný účel, ale agenda se vynechává. Kreativní schůzky jsou hlavně o interakcích, výměně názorů, sdílení nápadů a o neotřelém myšlení. Použijte bílé magnetické tabule, lístečky s poznámkami a další nástroje pro vizualizaci vašich myšlenek. Klidně si během kreativní schůzky udělejte přestávku nebo změňte prostředí, abyste získali čerstvý pohled na věc.