Jak pořádat úspěšné virtuální schůzky

Hybridní schůzky přinášejí velkou svobodu účastnit se jich odkudkoli, ale také určité problémy. Aby byla komunikace co nejplynulejší, je třeba zvážit několik praktických věcí.

1. Připravte si program schůzky a uveďte ho v pozvánce na schůzku. Všichni účastníci se tak mohou na schůzku lépe připravit.

2. Na začátku schůzky představte všechny účastníky.

3. Zajistěte, aby technologie fungovala. Musí si například lidé stáhnout aplikaci nebo mít účet, aby se mohli připojit ke schůzce?

4. Ujistěte se, že je každému jasné, kdo a kdy bude během prezentace mluvit. Kdo vede schůzku? Kdy je vhodná doba na kladení otázek? Kdo je zodpovědný za dodržování programu schůze?

5. Koordinujte a moderujte schůzku tak, aby se jí mohli účastnit všichni účastníci a mohli nerušeně žádat o slovo.

6. Přidejte chat, který během schůzky sleduje určená osoba a odpovídá na případné dotazy. To může být účinný způsob, jak zajistit, aby byl čas na dotazy všech účastníků, zejména na velkých setkáních, a zároveň se vyhnout přerušování přednášejícího.

Nejen technická stránka musí fungovat na 100 %. Je důležité, aby účastníci měli možnost účastnit se za stejných podmínek a mohli se přihlásit o slovo. Toho lze dosáhnout dohodnutím jasných postupů pro online schůzky a sdělením účelu schůzky předem.

Dalším problémem online schůzek je, že je obtížné udržet soustředění déle než 30-40 minut, protože mozek musí zpracovat více signálů než při fyzické schůzce. Pokud bude schůzka trvat déle, zařaďte do programu přestávky, abyste neztratili pozornost účastníků. Raději zvažte, zda by nebylo vhodnější uspořádat řadu kratších setkání.